覚書という用語はラテン語に由来し、スペイン語に翻訳すると「覚えておくべきこと」を意味します。このため、この概念の使用にはいくつかの使用法があります。したがって、覚書は基本的に受け入れられており、ある事柄について考慮しなければならないことが表現された、個人またはそのグループに宛てた一種の報告であると言えます。一方、将来覚えておかなければならないことを書き留めたノートやメモ帳と定義することもできます。覚書では、直前の情報の通知や特別なリクエストなど、さまざまな種類の情報を指定することができます。
外交の世界では、覚書とは、記憶やメモよりも強調されていないコミュニケーションを指し、より重要な問題で考慮しなければならない一連の出来事と理由を要約しています。外交メモは通常、編集者によって署名されていません。 RAEはまた、覚書が同じ会社または組織内の人に手で送られるメモを参照できることを明確にしていることに注意する必要があります。正しい単語がメモであるという事実にもかかわらず、今日、人々はしばしば、元の単語の複数の派生物であるメモを代用します。
覚書は一連の固定要素で構成されており、その中に関連性の高いデータを配置する必要があり、それらのおかげで他の有益なコミュニケーションテキストと区別することができます。これらの要素の中で、必要に応じて、サイト、日付、宛先、件名、本文、別れ、署名、送信者のコピー、フッターなど、最も重要な要素について言及できます。
情報は単に送信され、署名とスタンプで確定されるため、覚書には終了段落がないことに注意することが重要です。しかし、覚書を書くために使用される言語は、それが敬意を伝え、伝達され伝達される問題の重要性を呼び起こすという形式的でなければなりません。
